Na Facebook reklami jedne od aplikacija za slanje elektronskih faktura, napisan je sledeći komentar, najverovatnije od strane knjigovođe:
Nije rešenje samo uzeti programče za e fakture, valjda treba sve to ukomponovati sa knjigovodstvenim programom. Ne znam kome je namenjena reklama? Ovakve reklame baš prave knjigovođama problem jer klijenti misle „evo evo kupim programče i gotovo“
Potpuno nam je jasno šta je jednog knjigovođu motivisalo da ostavi ovakav komentar. Na njih je u praksi pao veliki deo tereta Zakona o elektronskom fakturisanju koji je po našem mišljenju brzopleto stupio na snagu i to u trenutku kada kreće izrada završnih računa i brojne druge obaveze vezane za kraj kalendarske godine i početak naredne. Ali autorka komentara pogrešno vidi programe za elektronsko fakturisanje kao izvor dela problema. U ovom tekstu ćemo pokušati da razjasnimo po čemu se elektronske fakture razlikuju od klasičnih iz ugla knjigovodstva, kao i koja je uloga raznih programa (od kojih je jedan eFakturista) u celoj priči.
Program za fakture ili knjigovodstveni softver?
Postoje dve grupe programa koji sadrže funkciju slanja i primanja elektronskih faktura. U prvu grupu spadaju knjigovodstveni programi koji pored brojnih drugih funkcija sadrže i module za fakture. U drugu grupu spadaju aplikacije poput eFakturiste koje su manje-više specijalizovane za fakturisanje i nisu namenjene za knjigovodstvo tj. nisu knjigovodstveni programi. Prva grupa je namenjena knjigovođama odnosno kompanijama koje imaju interno knjigovodstvo. Aplikacije poput eFakturiste su prvenstveno namenjene pravnim licima i preduzetnicima koji imaju eksterno knjigovodstvo i samim tim nemaju svoje knjigovodstvene programe, ali sami ispostavljaju i primaju fakture.
Fakturisanje pre SEF-a
Pre uvođenja elektronskih faktura, mnoga pravna lica i preduzetnici koji imaju eksterno knjigovodstvo su najčešće za pravljenje izlaznih faktura koristili Word, Excel ili sličan program opšte namene. Fakture su iz tih programa izvozili u PDF format radi slanja kupcima ili su ih štampali i slali poštom. Na isti način su primane ulazne fakture. I na kraju, te iste PDF odnosno odštampane fakture su dostavljali knjigovođama koje su ih ručno unosile u svoje knjigovodstvene programe za knjiženje. Čak i kad se koristio specijalizovani program za fakturisanje, i dalje je krajnji u većini slučajeva bio PDF ili štampana faktura.
Fakturisanje u doba SEF-a
Nakon stupanja na snagu Zakona o elektronskom fakturisanju, obveznici PDV-a i dobrovoljni korisnici SEF-a više ne mogu da šalju fakture proizvoljnog formata kreirane u programima poput Word-a i Excel-a, već su po zakonu obavezni da šalju i primaju isključivo elektronske fakture u precizno definisanom XML formatu, putem Sistema elektronskih faktura (SEF). SEF, između ostalog, sadrži i interfejs putem koga korisnici mogu besplatno da šalju i primaju elektronske fakture i time ispune zakonsku obavezu. SEF takođe omogućava preuzimanje XML i PDF fajlova ulaznih i izlaznih faktura.
Zamislimo sada svet u kome postoji samo SEF sa svojim korisničkim interfejsom i ne postoje drugi programi, kao ni integracija sa knjigovodstvenima softverom. Šta se tu menja za knjigovođe iz ugla knjiženja ulaznih i izlaznih faktura njihovih klijenata? Ništa. Klijenti im mogu i dalje na knjiženje slati PDF ili štampane fakture preuzete sa SEF-a.
Uloga programa za fakturisanje
Ali SEF nije samo interfejs. Pored korisničkog interfejsa koji je namenjen za direktno korišćenje od strani ljudi, SEF nudi i nešto što se zove API. API je programski interfejs koga koriste druge aplukacije za povezivanje i komunikaciju sa SEF-om kako bi same mogle da šalju i primaju fakture i obavljaju druge operacije koje SEF omogućava.
Knjigovodstveni programi mogu da koriste SEF API kako bi preuzeli ulazne i izlazne fakture za knjiženje. Ali čemu služe aplikacije poput eFakturiste, koje nisu knjigovodstveni programi, kada je fakture moguće slati i primati direktno putem interfejsa SEF-a? Da li su te aplikacije beskorisne za svoje korisnike ili čak štetne za njihove knjigovođe kao što komentar iz uvoda ovog teksta kaže?
Odgovor na oba pitanje je „ne“. Aplikacije za slanje i primanje elektronskih faktura pokušavaju da na razne načine učine lakšim proces slanja i primanja fakura. Interfejs SEF-a mora biti dostupan svima što samim tim znači da verovatno nije optimalan ni za koga. Aplikacije za fakturisanje se trude da reše taj problem tako što:
-
- imaju pregledniji interfejs i funkcije prilagođene određenim tipovima pravnih lica ili preduzetnika
- omogućavaju lakše preuzimanje i organizovanje faktura
- automatizuju određene procese fakturisanja
- omogućavaju integraciju sa raznim drugim softverima
- itd.
Ali čemu sve to ako ti programi nisu integrisani sa knjigovodstvenim programima? Zar to onda ne otežava knjigovođama posao? Naravno da ne, kao što pre SEF-a Word i Excel nisu otežavali posao knjigovođama. U najgorem slučaju, klijenti koji koriste aplikacije za fakturisanje mogu svojim knjigovođama i dalje da šalju PDF koga generiše SEF, kao što su i do sada činili. To što aplikacije za fakturisanje nisu direktno integrisane sa knjigovodstvenim softverom (iako mogu da budu) ne pravi knjigovođama nikakav problem iz prostog razloga što te aplikacije šalju i primaju fakture na SEF. Knjigovodstveni programi mogu i treba da budu integrisani direktno sa SEF-om putem API-ja, a ne sa svakom pojedinačnom aplikacijom što je nemoguće u praksi. Ukoliko knjigovodstveni program nije integrisan sa SEF-om i nema mogućnost automatskog primanja faktura za sve klijente radi knjiženja, to svakako nije krivica aplikacija za fakturisanje. Ove aplikacije su alternativno rešenje za interfejs SEF-a, a ne za knjigvodstvene programe. Knjigovodstveni programi bi, ako nemaju automatsku integraciju sa SEF-om, trebalo barem da omoguće uvoz XML faktura. Klijenti koji koriste aplikacije za fakturisanje u tom slučaju mogu svojim knjigovođama da šalju XML umesto PDF fajlova. Opet, ukoliko konkretan knjigovodstveni program ne ne nudi tu mogućnost, pa zbog toga knjigovođe moraju i dalje ručno da unose podatke iz PDF ili štampanih fakutra, to nije krivica programa za fakturisanje.
Naravno, uvek postoji mogućnost da je nekome zaista potrebna integracija konkretnog knjigovodstvenog programa sa konkretnim softverom za fakturisanje. Na primer, preduzeće ima interno knjigovodstvo i svoj računovodstveni program ali istovremeno određeni zaposleni koristi eFakturista aplikaciju za fakturisanje. U takvom slučaju može postojati realna potreba integracije eFakturiste sa knjigovodstvenim programom radi razmene podataka. Ali svaka integracija je priča za sebe i mora se sprovesti u saradnji sa softverskom firmom koja isporučuje računvodstveni softver. U koliko spadate u takve klijente, pišite nam kako bismo zajedno razmotrili mogućnosti integracije za Vaš specifičan slučaj. Ali ukoliko ste knjigovođa i Vaši klijenti koriste razne aplikacije za fakturisanje, onda Vam nije potrebna integracija sa svim tim aplikacijama, već integracija sa SEF-om koju mora implementirati firma koja isporučuje Vaš knjigovodstveni softver.